Dernière mise à jour : 19 octobre 2026
1. Champ d’application
Le présent Accord de traitement des données (« DPA ») fait partie des Conditions d’utilisation conclues entre RentalSaga, Inc. (« RentalSaga », « nous ») et l’entreprise cliente (« Client », « vous »). Il s’applique chaque fois que nous traitons des données à caractère personnel pour votre compte dans le cadre de la fourniture du Service (« Données à caractère personnel du Client »). Il prend effet lorsque vous acceptez les Conditions, sans signature distincte.
Pour les Données à caractère personnel du Client, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant. Lorsque vous êtes vous-même sous-traitant pour une autre entreprise, nous sommes votre sous-traitant ultérieur et vous répercutez ces engagements en conséquence.
Les termes tels que « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données à caractère personnel » ont le sens que leur donne le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« RGPD »), et les termes équivalents des autres lois relatives à la protection des données s’appliquent de la même manière.
2. Détails du traitement
Objet et finalité : hébergement et traitement des Données à caractère personnel du Client afin que vous puissiez gérer votre activité de location avec le Service, et fourniture de l’assistance.
Durée : pendant la durée des Conditions d’utilisation, et jusqu’à la suppression des données conformément à l’article 10.
Nature du traitement : conservation, organisation, affichage, transmission (par exemple par e-mail), exportation et suppression des données, selon les instructions données par votre utilisation du Service.
Personnes concernées : vos locataires, conducteurs, clients potentiels et leurs contacts ; votre personnel et vos utilisateurs ; et les contacts au sein de vos partenaires, fournisseurs et clients professionnels.
Catégories de données : données d’identité et coordonnées ; adresses ; dates de naissance ; informations relatives au permis de conduire et aux pièces d’identité ; enregistrements relatifs aux réservations, aux locations, aux véhicules et aux paiements ; enregistrements relatifs aux dommages, aux amendes de circulation et aux réclamations ; et contenu des messages envoyés via le Service. Les numéros de carte de paiement ne sont pas traités dans le Service.
Les catégories particulières de données ne sont pas nécessaires au Service. Vous ne devriez pas les saisir, sauf si votre droit local l’exige et que vous disposez d’une base légale pour le faire.
3. Nos obligations
Nous ne traitons les Données à caractère personnel du Client que sur vos instructions documentées. Vos instructions sont constituées des Conditions, du présent DPA ainsi que de votre utilisation et de votre configuration du Service. Si la loi nous impose de les traiter autrement, nous vous en informons au préalable, sauf si la loi l’interdit. Si nous estimons qu’une instruction enfreint la législation relative à la protection des données, nous vous en informons.
Nous veillons à ce que les personnes que nous autorisons à traiter les Données à caractère personnel du Client soient tenues à une obligation de confidentialité.
Nous ne vendons pas les Données à caractère personnel du Client, ne les utilisons pas à nos propres fins ni à des fins publicitaires, et ne les combinons pas avec d’autres données, sauf pour fournir le Service.
4. Sécurité
Nous maintenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque, notamment : le chiffrement des données en transit ; une base de données distincte pour chaque entreprise cliente ; le chiffrement des champs personnels sensibles au moyen d’une clé propre à chaque entreprise ; le hachage des mots de passe et une connexion en deux étapes facultative ; des droits d’accès limités en fonction du rôle au sein du Service ; un accès restreint et authentifié aux systèmes de production ; la journalisation des connexions et des modifications ; des sauvegardes régulières ; et la mise à jour de nos logiciels et de notre infrastructure.
Nous pouvons faire évoluer ces mesures au fil du temps, à condition que le niveau global de protection ne soit pas réduit.
5. Sous-traitants ultérieurs
Vous nous autorisez à faire appel à d’autres sociétés pour nous aider à fournir le Service, notamment pour l’hébergement, le stockage, l’envoi d’e-mails et la protection contre les robots (« sous-traitants ultérieurs »). La liste actuelle est disponible sur demande à [email protected].
Nous imposons contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur des obligations en matière de protection des données qui protègent les Données à caractère personnel du Client au moins aussi bien que le présent DPA, et nous demeurons responsables de l’exécution de leurs obligations.
Nous vous informons avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Vous pouvez formuler une objection pour des motifs raisonnables liés à la protection des données dans un délai de 30 jours à compter de la notification. Si nous ne pouvons pas raisonnablement répondre à votre objection, vous pouvez mettre fin au Service concerné et nous vous remboursons les frais payés d’avance pour la période postérieure à cette fin.
6. Transferts internationaux
Le Service est hébergé principalement dans l’Union européenne. Les Données à caractère personnel du Client peuvent être traitées dans d’autres pays, notamment aux États-Unis, où sont situés RentalSaga, Inc. et certains sous-traitants ultérieurs.
Lorsqu’un transfert requiert des garanties en vertu du RGPD, du RGPD du Royaume-Uni, du droit suisse ou d’une autre loi, les clauses contractuelles types de la Commission européenne (module 2, de responsable du traitement à sous-traitant, ou module 3, de sous-traitant à sous-traitant, selon le cas) sont incorporées par référence au présent DPA, ainsi que l’addendum du Royaume-Uni relatif aux transferts internationaux de données et les adaptations suisses lorsqu’ils s’appliquent. Pour les Clauses : la clause d’adhésion facultative s’applique ; l’autorisation générale prévue à l’article 5 s’applique aux sous-traitants ultérieurs ; la clause 17 et la clause 18 renvoient au droit et aux juridictions de l’Irlande ; et les détails de l’article 2 ainsi que les mesures de l’article 4 complètent les annexes.
7. Notre assistance
Demandes des personnes concernées : le Service vous permet d’accéder aux données à caractère personnel de vos locataires et utilisateurs, de les rectifier, de les exporter et de les effacer. Si vous ne pouvez pas effectuer une opération via le Service, nous vous aidons dans la mesure du raisonnablement possible. Si une personne concernée nous contacte directement au sujet de Données à caractère personnel du Client, nous vous transmettons la demande et n’y répondons pas nous-mêmes, sauf si vous nous le demandez.
Analyses et autorités : nous vous fournissons des informations et une aide raisonnables pour les analyses d’impact relatives à la protection des données et les consultations avec les autorités concernant le Service.
8. Violations de données à caractère personnel
Nous vous notifions toute violation de données à caractère personnel affectant les Données à caractère personnel du Client dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai de 48 heures après en avoir pris connaissance. Nous vous communiquons ce que nous savons de sa nature, des données et des personnes concernées, de ses conséquences probables et des mesures prises ou envisagées, et nous complétons ces informations à mesure qu’elles deviennent disponibles.
Nous prenons des mesures raisonnables pour circonscrire la violation et en limiter les effets. Notre notification ne constitue pas une reconnaissance de faute.
9. Demandes des autorités
Si une autorité publique nous demande des Données à caractère personnel du Client, nous la renvoyons vers vous lorsque cela est possible, nous vous en informons sauf si la loi l’interdit, et nous ne communiquons que ce que nous sommes légalement tenus de communiquer, après avoir évalué la licéité de la demande.
10. Restitution et suppression
Vous pouvez exporter vos données depuis le Service à tout moment tant que votre compte est actif, ainsi que pendant 30 jours après la fin de la période payée lorsque vous clôturez votre compte.
Le 90e jour suivant cette date de fin, nous supprimons définitivement les Données à caractère personnel du Client, sauf si une loi nous impose d’en conserver une partie. Les copies figurant dans les sauvegardes sont supprimées à mesure que les sauvegardes expirent et restent protégées par le présent DPA jusque-là.
11. Audits
Sur demande, nous vous fournissons les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer que nous respectons le présent DPA, telles que des réponses à des questionnaires de sécurité et des descriptions de nos mesures.
Si ces informations ne suffisent pas, ou si une autorité l’exige, vous pouvez auditer notre conformité une fois par an, moyennant un préavis écrit d’au moins 30 jours, pendant les heures ouvrables, à vos propres frais et par l’intermédiaire d’un auditeur tenu à la confidentialité qui n’est pas l’un de nos concurrents. L’audit ne doit pas compromettre la sécurité du Service ni les données des autres clients.
12. Vos obligations
Vous êtes responsable de la licéité des Données à caractère personnel du Client que vous saisissez dans le Service et de vos instructions : disposer d’une base légale, informer les personnes concernées au moyen de votre propre politique de confidentialité et ne conserver que les données dont vous avez besoin.
13. Autres lois relatives à la protection de la vie privée
Lorsque le California Consumer Privacy Act s’applique, nous agissons en tant que votre prestataire de services : nous ne vendons ni ne partageons les Données à caractère personnel du Client, nous ne les conservons, ne les utilisons ni ne les divulguons en dehors de notre relation commerciale directe avec vous ou à toute autre fin que la fourniture du Service, et nous ne les combinons pas avec d’autres données, sauf dans la mesure permise par la loi.
Lorsque la LGPD brésilienne ou une autre loi nationale s’applique, nous agissons en tant que votre opérateur ou sous-traitant au sens de cette loi, et les engagements du présent DPA s’appliquent avec le même effet.
14. Responsabilité et ordre de priorité
La responsabilité de chaque partie au titre du présent DPA est soumise aux limitations prévues par les Conditions d’utilisation, sauf lorsque la loi ne les autorise pas. En cas de contradiction entre le présent DPA et les Conditions concernant les données à caractère personnel, le présent DPA prévaut ; si les clauses contractuelles types s’appliquent et sont en contradiction avec le présent DPA, les Clauses prévalent.
15. Contact
Des questions sur le présent DPA ou sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel pour votre compte ? Écrivez-nous à [email protected].